Archiwizer

Pakiet Archiwizer KJM – opis i specyfikacja

Pakiet archiwizacyjny powstał jako dodatkowe narzędzie dla użytkowników SOOT, służące do:

automatyzacji tworzenia elektronicznych archiwów dokumentó
minimalizacji ilości dokumentów przechowywanych w formie papierowe
usprawnienia procesu archiwizacji papierowe
ułatwienia wyszukiwania i dostępu do treści dokumentów przechowywanych w archiwum

Daje on klientowi trzy zasadnicze korzyści:

mniej dokumentów do przechowywani
zdecydowanie mniejszy nakład pracy przy archiwizowaniu dokumentów (brak konieczności ich sortowania
szybki dostęp do zarchiwizowanych dokumentów

Dzięki pakietowi archiwizującemu nie trzeba przechowywać formie papierowej faktur gotówkowych, faktur do klientów, z którymi podpisano umowę o dostarczanie dokumentów w formie elektronicznej, faktur do paragonu. Dokumenty te są przechowywane jedynie w formie plików PDF, generowanych automatycznie z programu SOOT.

Pozostałe dokumenty (podpisane przez klienta) nadal są przechowywane w segregatorach (za każdy miesiąc i dla każdego magazynu oddzielnie), jednak bez konieczności porządkowania dokumentów według numeru. Dodatkowo przechowywane są w formie plików PDF, powstałych w wyniku skanowania dokumentów. Skanowanie dokumentów dokonywane jest przez użytkownika (opis poniżej).

Pakiet składa się z trzech elementów:

moduł wbudowany w SOO
generator plików PDF (automat archiwizujący na serwerze
lokalizator dokumentów (aplikacja graficzna umożliwiająca wyszukiwanie, podgląd i szereg innych operacji na zarchiwizowanych dokumentach)

Tworzenie plików PDF

W zależności od dokumentu, pliki tworzone są na dwa sposoby:

AUTOMATYCZNIE – w przypadku wszystkich dokumentów, dla których nie jest wymagana kopia papierowa. Generator PDF tworzy pliki PDF z obrazem dokumentu i zapisuje je w odpowiednich katalogach. Katalogi tworzone są analogicznie do segregatorów (za każdy miesiąc i magazyn oddzielnie).

Poprzez SKANOWANIE – w przypadku dokumentów z podpisem. Użytkownik skanuje dokumenty i nadaje im nazwy na kilka możliwych sposobów:

automatycznie przy pomocy wbudowanego mechanizmu w oprogramowaniu skanera (zalecane
przy użyciu czytnika skanując kod kreskowy dokument
wprowadzenie ręczne numeru lp_dow dokumentu

Tak nadane nazwy dokumentów są konwertowane w tle przez generator PDF do zunifikowanego formatu 'F_NNN_MM’ i zapisywane w odpowiednich katalogach.

Skaner musi spełniać następujące wymagania:

podajni
możliwość skanowania do pliku PDF

Zalecamy skanery z wbudowanym mechanizmem umożliwiającym odczytanie kodu kreskowego z wydruku (usprawnia to znacznie proces skanowania dokumentów i minimalizuje ryzyko pomyłek). Przykładem skanera spełniającego wszystkie wymagania jest Epson DS-530 z oprogramowaniem DOCUMENT CAPTURE PRO. Umożliwia on zeskanowanie 50 dokumentów w ciągu minuty oraz nadaje automatycznie nazwę pliku z kodu kreskowego na dokumencie.

Wszystkie zeskanowane dokumenty otrzymują automatycznie dwa numery archiwowania: jako numer kolejny oddzielnie dla każdego magazynu i miesiąca, oraz jako numer kolejny w roku. Dokumenty są wkładane do segregatorów w kolejności skanowania, bez potrzeby sortowania ich po numerze dokumentów. Wyszukiwanie dokumentów ułatwi w razie potrzeby funkcja lokalizowana dokumentów, wbudowana w SOOT i w lokalizatorze dokumentów.

Wyszukiwanie dokumentów

Podstawowym narzędziem do wglądu do zarchiwizowanych dokumentów jest Lokalizator dokumentów – aplikacja graficzna dostarczana w pakiecie. Umożliwia ona szybkie wyszukiwanie dokumentu według wielu kryteriów (po numerze dokumentu / kontrahencie/ datach / lp_dow) oraz jego podgląd, wydruk czy wysłanie pocztą e-mail.

Dodatkowo stworzyliśmy funkcję lokalizowania dokumentu w segregatorze, która działa następująco: Po podaniu poszukiwanego dokumentu program wyświetla jego numer archiwizowania. Użytkownik otwiera odpowiedni segregator na dowolnym dokumencie i skanuje (lub wprowadza ręcznie) jego numer do programu. Program informuje o ile pozycji wcześniej lub dalej znajduje się poszukiwany dokument. W przypadku włożenia zeskanowanego dokumentu do segregatora niewłaściwego magazynu, lokalizator daje informację do jakiego segregatora zostały włożone: dokument poprzedzający oraz dokument kolejny po dokumencie, którego nie znaleziono we właściwym miejscu.

Funkcjonalność modułu wbudowanego w SOOT

wydruk kontrolny dokumentów niezarchiwizowanych w zakresie dat lub raportów obrotó
wydruk kontrolny dokumentów zeskanowanych wielokrotni
mechanizm usunięcia dokumentu z archiwum (np. w przypadku kilkakrotnego zeskanowania
możliwość wydruku raportu obrotów z podziałem na dokumenty wymagające archiwizacji papierowej i resztę dokumentó
w przypadku cofnięcia zatwierdzenia dokumentu i dokonania w nim zmian zarchiwizowany plik zostanie zachowany z dodaną na końcu nazwy pliku literą kolejno (a,b,c,d….) w celu umożliwienia wydruku pierwotnej wersji dokument
na podglądzie dokumentów informacja czy dokument został zeskanowan
domyślny wydruk jednego egzemplarza dokumentu archiwizowanego tylko elektroniczni
możliwość oznaczenia kontrahenta, z którym mamy podpisaną umowę o dostarczeniu dokumentów w formie elektroniczne
możliwość oznaczenia magazynu, dla którego potrzebna jest większa ilość egzemplarzy dokumentów

Bezpieczeństwo archiwum

Katalogi archiwum powinny być cyklicznie kopiowane na nośnik zewnętrzny – w obowiązkach użytkownika.

W przypadku utracenia archiwum elektronicznego, wbudowany mechanizm umożliwi zbiorcze ponowne utworzenie plików PDF z dokumentów nie wymagających kopii papierowej oraz ponowne zeskanowanie dokumentów kredytowych.