Biuletyn informacyjny nr 27 z dnia 27.04.2018 – RODO
W dniu 25.05.2018 roku wchodzi w życie rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO
Firma KJM Soft przedstawia listę zmian w oprogramowaniu, które będą wprowadzone w związku z wejściem w życie ustawy.
Cele przetwarzania i udzielanie zgody na przetwarzanie danych osobowych.
Wydruk formularza zgody na przetwarzanie danych osobowych z podaniem celów przetwarzania, otrzymywania poczty elektronicznej i kodowania przesyłanych danych – z poziomu wydruków dokumentów oraz kartoteki kontrahentów.
Zarejestrowanie informacji o uzyskanej zgodzie na przetwarzanie danych osobowych na kartotece kontrahenta.
Monitorowanie przetwarzania danych.
Rozszerzony zostaje dotychczasowy mechanizm monitorowania zmian dokonywanych przez operatorów w programie.
Monitorowanie danych kartoteki kontrahentów zawiera następujące zdarzenia:
- wprowadzenie nowego kontrahenta
- edycja danych kontrahenta
- podgląd danych kontrahenta (zarówno w trakcie opracowania dokumentów, jak również z poziomu kartoteki kontrahentów)
- wydruk dokumentów i zestawień zawierających dane kontrahenta
- przeglądanie listy kontrahentów
- wydruk listy kontrahentów
Wprowadzone zostają mechanizmy ograniczenia uprawnień poszczególnych operatorów we wgląd danych kontrahenta.
Wprowadzone zostają zasadnicze ograniczenia podglądu danych kontrahentów przy użyciu hasła technicznego KJM. Uruchamiając program w ramach prowadzonego outsourcingu przy użyciu hasła technicznego – pracownicy KJM nie mają możliwości podglądu danych kontrahenta objętych ustawą RODO. Wydruki kontrolne zawierające dane kontrahenta prowadzone w ramach czynności outsourcingowych posiadają zmienione dane w taki sposób, aby nie zawierały żadnych informacji objętych ustawą RODO.
Prawo do zapomnienia
Rejestracja prawa do zapomnienia wprowadzona zostaje na:
- kartotece kontrahentów,
- kartotece akwizytorów,
- kartotece kierowców,
- liście osób uprawnionych do otrzymania faktur.
Program sprawdza, czy na aktualnym katalogu znajdują się dokumenty kontrahenta. Jeżeli tak – to zanonimizowane zostają tylko dane, które nie znajdują się w dokumentach. Pozostałe dane muszą pozostać np. w celu wydrukowania duplikatu dokumentu kontrahenta. (wynika to z ustawy o rachunkowości)
Zanonimizowane dane będą nadpisane nieodwracalnie znakami 'X’
Wprowadzony zostaje wydruk informacji o danych klienta przechowywanych w systemie, który zawiera komplet informacji określonych w RODO
Zabezpieczenie danych
Oprócz standardowych mechanizmów zabezpieczenia dostępu do danych (hasło dostępu do komputera, hasło dostępu do bazy)- które leżą w gestii użytkownika, wprowadzamy mechanizmy szyfrowania danych.
Szyfrowaniu podlegają dane osobowe objęte ustawą RODO – głównie na kartotece kontrahentów. Jest to dodatkowe zabezpieczenie na wypadek dostania się baz danych w ręce niepowołane. Z bazy nie będzie można uzyskać danych objętych RODO.
W przypadku zalecenia kontrahenta na formularzu zgody na przetwarzanie danych, aby pliki komunikacyjne były szyfrowane – pliki /faktury w formie elektronicznej, pliki pdf oraz inne pliki wymiany będą pakowane przy pomocy programu zip z kluczem kodowania określonym na formularzu zgody na przetwarzanie.
W przypadku konieczności pobrania przez KJM danych do analizy – do analizy zgłoszonego problemu przez użytkownika firmie KJM nie są potrzebne szczegółowe dane kontrahentów. Mechanizmy przygotowujące dane zanonimizują dane objęte ustawą RODO. Pobrane dane do analizy nie będą więc zawierały żadnej informacji objętej ustawą.
Kopie starych lat przechowywane na serwerach nie podlegają nowym mechanizmom.
Do obowiązków użytkownika należy zabezpieczenie tych danych przed wglądem osób postronnych.
Oprogramowanie z wprowadzonymi danymi instalowane będzie u klientów posiadających wersje programu 2018.
W przypadku Hurtowni Danych, dostosowanie do ustawy RODO wprowadzone zostaje z nowej wersji programu – wersji numer 6.
Firmy posiadające podpisaną umowę o opiekę autorską obejmującą program hurtownia danych – otrzymują program nieodpłatnie.
Dla pozostałych firm – aktualizacja programu w cenie równej 25% ceny programu (cena jest uzależniona od ilości licencji programu SOOT).
W nowej wersji hurtowni danych planujemy ponadto wprowadzenie mechanizmu aktualizacji on-line danych z SOOT. Wprowadzi to możliwość natychmiastowego dostępu do aktualnych danych, oraz zlikwiduje konieczność uruchamiania aktualizacji hurtowni danych – mechanizmu uruchamianego na dzień dzisiejszy cyklicznie obciążającego w dużym stopniu pracę serwera.